Datenschutzerklärung

Fassung vom 15. Oktober 2026

Diese Erklärung beschreibt, welche personenbezogenen Daten Weindaten verarbeitet, wozu, auf welcher Grundlage, wer sie erhält und wie lange wir sie speichern. Sie gilt für die Website weindaten.com, die Etikett-Seiten (label.weindaten.com und die Adressen der QR-Codes unter weindaten.com), das Dashboard app.weindaten.com und das Webshop-Widget.

1. Verantwortlicher

WEKADOO GmbH
Rilkegasse 7, 2604 Theresienfeld, Österreich
E-Mail: info@weindaten.com
Telefon: +43 664 536 8833
Vertretungsberechtigt: Markus Millendorfer, Geschäftsführer

Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht bestellt, weil wir dazu nicht verpflichtet sind. Fragen zum Datenschutz schick bitte an info@weindaten.com.

2. Das Wichtigste in Kürze

• Die Etikett-Seiten, die man über den QR-Code auf der Flasche erreicht, setzen keine Cookies, zählen keine Aufrufe, laden nichts von fremden Servern und speichern nichts über die Person, die scannt.
• Die Website setzt ebenfalls keine Cookies und nutzt keine Werbedienste. Wie viele Besucher sie hat und über welche Kampagnen sie kommen, messen wir ohne Cookies und ohne Speicher im Browser (Abschnitt 4). Schriften liegen auf unserem eigenen Server.
• Cookies gibt es nur im Dashboard, und nur solche, die für die Anmeldung nötig sind.
• Wir geben keine Daten für Werbung weiter und verkaufen keine Daten.

3. Etikett-Seiten (QR-Codes)

Wenn du einen QR-Code scannst, ruft dein Gerät die Etikett-Seite auf. Dabei übermittelt es technisch bedingt deine IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, die aufgerufene Adresse, den Browser und die bevorzugte Sprache des Geräts.

• Die Sprache nutzen wir nur, um die Seite gleich in deiner Sprache zu zeigen. Wir speichern sie nicht.
• Unser Hosting-Anbieter Vercel (Abschnitt 9) protokolliert Aufrufe kurzzeitig, um den Betrieb und die Sicherheit zu gewährleisten. Wir werten diese Protokolle nicht für andere Zwecke aus und führen keine Statistik über Aufrufe.
• Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse am sicheren Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Angaben auf der Seite stellt der Lebensmittelunternehmer bereit, um seine Pflichten nach Art. 119 der Verordnung (EU) Nr. 1308/2013 zu erfüllen. Diese Vorschrift verbietet es auch, auf diesen Seiten Nutzerdaten zu erheben oder zu verfolgen.

Auf den Etikett-Seiten stehen Name und Anschrift des Lebensmittelunternehmers und gegebenenfalls des Abfüllers. Bei Einzelunternehmen sind das personenbezogene Daten. Ihre Angabe ist gesetzlich vorgeschrieben (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit dem Weinbezeichnungsrecht der EU).

4. Website weindaten.com

Für die Website gilt dasselbe wie für die Etikett-Seiten: nur die technisch nötigen Zugriffsdaten, keine Cookies, keine fremden Schriften oder Inhalte. Ein Kontaktformular gibt es nicht. Wenn du uns per E-Mail schreibst, verarbeiten wir deine Angaben, um deine Anfrage zu beantworten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei Anfragen zu einem Vertrag, sonst lit. f).

Reichweitenmessung: Um zu sehen, welche Seiten gelesen werden und über welche Wege und Anzeigen Besucherinnen und Besucher kommen, nutzen wir Vercel Web Analytics (Vercel Inc., Abschnitt 9). Dabei werden keine Cookies gesetzt und nichts auf deinem Gerät gespeichert. Erfasst werden die aufgerufene Seite, die Seite, von der du kommst, Kampagnen-Angaben aus dem Link (utm-Parameter), Land, Gerätetyp, Browser und Betriebssystem. Besuche zählt Vercel über einen Prüfwert aus den Anfragedaten, der nach 24 Stunden verworfen wird; ein Wiedererkennen über mehrere Tage oder über andere Websites ist damit nicht möglich. Wir sehen nur zusammengefasste Zahlen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse, Website und Werbung zu verbessern (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Auf den Etikett-Seiten, im Dashboard und im Webshop-Widget messen wir keine Reichweite.

Kampagne bei der Registrierung: Kommst du über einen Link mit Kampagnen-Angaben (etwa aus einer Anzeige) auf die Website und registrierst dich, geben wir diese Angaben über den Link an die Registrierung weiter und speichern sie mit deinem Konto. So sehen wir, welche Kampagnen Kundinnen und Kunden bringen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Kennungen einzelner Personen, etwa von Werbenetzwerken, speichern wir nicht.

5. Dashboard und Konto

Registrierung und Anmeldung

Für ein Konto verarbeiten wir:

• Name und E-Mail-Adresse
• das Passwort (nur als nicht umkehrbarer Hash gespeichert)
• bei der Zwei-Faktor-Anmeldung den Schlüssel für die Authenticator-App und die Ersatzcodes
• die Zugehörigkeit zu einem Weingut und die Rolle darin

Rechtsgrundlage ist der Vertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Sitzungen: Für jede Anmeldung speichern wir eine Sitzung mit IP-Adresse und Browser, damit du deine angemeldeten Geräte siehst und wir Missbrauch erkennen können. Sitzungen laufen nach 14 Tagen ohne Nutzung ab und werden 30 Tage danach gelöscht.

Passwortprüfung: Beim Festlegen eines Passworts prüfen wir, ob es aus bekannten Datenlecks stammt. Dafür geht nur der Anfang eines Hash-Werts des Passworts an den Dienst Have I Been Pwned. Das Passwort selbst und deine Identität verlassen unsere Server nicht (berechtigtes Interesse an der Sicherheit, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Schutz vor Missbrauch: Bei der Registrierung prüfen wir Folgendes:

• ob die Mail-Domain Post empfangen kann
• ob es sich um einen Wegwerf-Mailanbieter handelt
• wie oft von einer Adresse aus Konten angelegt werden

Die Zähler speichern wir nur als Hash-Werte und löschen sie nach zwei Tagen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Über jede neue Registrierung erhalten wir eine Mail mit Weingut, Name, Land und Mail-Domain, damit wir Missbrauch schnell erkennen. Registrierungen, deren Mailadresse nicht innerhalb von 7 Tagen bestätigt wird, löschen wir.

Cookies im Dashboard

Diese Cookies sind für den Dienst unbedingt erforderlich (§ 165 Abs. 3 TKG 2021). Dafür braucht es keine Einwilligung.

Inhalte und Protokolle

• Weine und Etiketten: Die Angaben zu deinen Weinen speichern wir, um den Vertrag zu erfüllen. Jede Änderung speichern wir als Version mit Zeitpunkt, Person und Grund. Damit lässt sich gegenüber Behörden nachweisen, welcher Stand wann veröffentlicht war.
• Aktivitätsprotokoll: Wichtige Aktionen im Konto (etwa Anmeldungen, Einladungen, Abo-Änderungen) protokollieren wir, um Missbrauch zu erkennen und Fragen klären zu können.
• Mails: Mails, die Weindaten verschickt, protokollieren wir mit Empfänger, Betreff und Text, um die Zustellung nachweisen und bei Bedarf erneut senden zu können. Persönliche Links (etwa zum Zurücksetzen des Passworts) entfernen wir nach ihrer Gültigkeit aus dem Protokoll, das Protokoll selbst löschen wir nach 12 Monaten.
• Kundenansicht: Für Support kann WEKADOO dein Konto so ansehen, wie du es siehst. Das wird protokolliert.
• Laborbefunde (Paket Pro): Lädst du einen Laborbefund hoch, schicken wir die Datei zur Auswertung an Anthropic (KI-Modell Claude). Gespeichert werden nur die ausgelesenen Werte mit einer Prüfsumme der Datei, damit dieselbe Datei nicht zweimal ausgewertet wird, sowie Umfang und Kosten der Auswertung. Die Datei selbst speichern wir nicht. Anthropic nutzt Daten aus der API nicht zum Training seiner Modelle und speichert sie nur kurz zur Erkennung von Missbrauch.
• Fehlermeldungen: Tritt auf dem Server ein Fehler auf, erhalten wir eine Mail mit Zeitpunkt, aufgerufener Seite (ohne Abfrageteil) und Fehlermeldung, um ihn zu beheben.

Rechtsgrundlage: Vertrag und berechtigtes Interesse am sicheren Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO).

6. Abo und Rechnungen

Bucht ein Weingut ein Paket, verwalten wir Abo und Rechnungen in unserem Abrechnungssystem WEKADOO Tasks (my.wekadoo.com). Tasks betreiben wir selbst, Verantwortlicher ist ebenfalls die WEKADOO GmbH. Weindaten übermittelt dafür folgende Daten an Tasks:

• Firmenname
• E-Mail-Adresse (nur die bestätigte Adresse der buchenden Person bzw. die Rechnungsadresse)
• Anschrift, Land und UID-Nummer
• das gewählte Paket
• eine interne Kennung des Weinguts

Tasks führt dazu einen Kundendatensatz mit Kundennummer, Vertrag und Rechnungen.

• UID-Prüfung: Für Rechnungen ohne Umsatzsteuer an Unternehmen in anderen EU-Ländern (Reverse Charge) prüfen wir die UID-Nummer im Mehrwertsteuer-Informationsaustauschsystem (VIES) der Europäischen Kommission. Wir speichern das Ergebnis und die Abfragekennung als Nachweis.
• Rechnungsversand: Rechnungen versenden wir per Mail über Microsoft 365.
• Buchhaltung: Rechnungen und Zahlungen fließen in unsere Buchhaltung und gehen an unsere Steuerberatung. Bis 31. Oktober 2026 führen wir die Buchhaltung zusätzlich in sevDesk.
• Nutzung: Weindaten meldet Tasks einmal täglich, wie viele Etiketten ein Weingut veröffentlicht hat und wie viele Personen es nutzen. Wir werten das nur für die Planung der Pakete aus.

Rechtsgrundlage: Vertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und gesetzliche Pflichten zur Rechnungslegung und Aufbewahrung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, § 132 BAO, § 212 UGB).

7. Webshop-Widget

Weingüter können die Angaben eines Etiketts mit einem Widget in ihren Webshop einbinden. Das Widget lädt die Angaben von unserem Server. Dabei werden wie bei einem Seitenaufruf die IP-Adresse und die Adresse der Shopseite übertragen. Es setzt keine Cookies und speichert nichts über Besucher. Für den Webshop selbst ist der jeweilige Betreiber verantwortlich.

8. Mails von Weindaten

Systemmails (Bestätigung der Adresse, Anmeldelinks und Anmeldecodes, Einladungen, Erinnerungen zur Testphase und zum Abo, Hinweise vor der Löschung eines Testkontos, Benachrichtigungen zu offenen Punkten, rechtlichen Änderungen und neuen Funktionen, die du im Profil ein- und ausschaltest) versenden wir über den Mailserver unseres Providers ALL-INKL.COM, Neue Medien Münnich, Deutschland, von der Adresse noreply@weindaten.com.

9. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Wir setzen folgende Dienstleister ein. Mit allen bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO).

Weitere Empfänger sind:

• die Europäische Kommission (VIES, nur UID-Nummer)
• Have I Been Pwned (nur der Anfang eines Passwort-Hashes, keine Identität)
• unsere Steuerberatung und Bank als eigene Verantwortliche
• Behörden, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind

Übermittlung in die USA: Vercel und Supabase sind Unternehmen mit Sitz in den USA. Deine Daten verarbeiten sie in der EU; ein Zugriff aus den USA ist aber nicht ausgeschlossen. Anthropic verarbeitet hochgeladene Laborbefunde in den USA. Grundlage dafür sind:

• die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO)
• soweit der Anbieter zertifiziert ist, der Angemessenheitsbeschluss zum EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO)

10. Speicherdauer

Auf Wunsch löschen wir früher, soweit keine gesetzliche Pflicht entgegensteht.

11. Deine Rechte

Du hast das Recht auf:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16)
• Löschung (Art. 17)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20)
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21)

Schreib dazu an info@weindaten.com.

Wenn du meinst, dass wir deine Daten nicht rechtmäßig verarbeiten, kannst du dich bei der Aufsichtsbehörde beschweren. In Österreich ist das die Datenschutzbehörde, Barichgasse 40-42, 1030 Wien, www.dsb.gv.at.

12. Keine automatisierten Entscheidungen

Wir treffen keine Entscheidungen, die allein auf automatisierter Verarbeitung beruhen und dir gegenüber rechtliche Wirkung entfalten (Art. 22 DSGVO). Die Prüfhinweise zu Etiketten sind Hinweise für das Weingut, keine Entscheidungen über Personen.

13. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich unsere Verarbeitung oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.